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Veranstaltungs-Checkliste Jugendkirchen-Event

(darf von Jugendkirchen kostenlos bei idealistischen Events verwendet werden)

am  …….

Adresse:

Verantwortlicher Veranstalter (Organisation): z.B. Juki….

vertreten durch: …..

Verantwortlicher Veranstaltungsleiter: …..

 

 

bis   6 Monate vorher:                                              

 

Wann genau?

 

Wer zuständig?

 

Bemerkungen

 

O.K.

Beschluß durch den Träger der Veranstaltung           

 

 

 

 

Verantwortlichkeiten festlegen, Planungsteam   einsetzen       

 

 

 

 

Finanzierung sichern, groben Finanzplan   aufstellen

 

 

 

 

Gelände/Räume/Technik reservieren

 

 

 

 

Termin mit Aktiven und NachbarInnen abstimmen,

 

 

 

 

Konkurenzveranstaltungen klären / ausschließen

 

 

 

 

Auftretende KünstlerInnen buchen / optionieren

 

 

 

 

MitarbeiterInnen informieren

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bis   3 Monate vor der Veranstaltung

 

Wann genau?

 

Wer zuständig?

 

Bemerkungen

 

O.K.

Veranstaltungsplan/Veranstaltungsablauf festlegen

 

 

 

 

Angebote von Speisen, Getränke und Waren   festlegen

 

 

 

 

Genehmigungen einholen bei:

 

 

 

 

Liegenschaftsamt (wegen Flächen der Stadt)

 

 

 

 

Ordnungsamt (Gestattung beantragen, vorher   klären: wie lange, wie laut, wieviele BesucherInnen, wieviele Verkaufs-stände   mit was für Speisen und Waren, wieviele Toiletten, wo Feuerwehrzufahrten, wie   ist Erste Hilfe organisiert, was ist open air und was drinnen?)

 

 

 

 

(Bauordnungs-) Amt klären bei Bedarf für   Plakatierung (vorher Plakatierungsplan erstellen)

 

 

 

 

Rettungssanitäter buchen bei Bedarf                                   

 

 

 

 

Helfer intern (Auf- und Abbau, Ordnungsdienst,   etc.) mit Bereichs-Verantwortliche festlegen

 

 

 

 

Sponsoren klären, Logos zur Grfik,   Gegenleistungen

 

 

 

 

Plakate, Faltblätter, Flyer etc.: Redaktion und   Grafik

 

 

 

 

Ehrengäste, Grußwort-Redner, Eröffnungsgäste   vorab einladen u. klären

 

 

 

 

Veranstaltungstechnik mieten (Bühne, Rigging,   Licht, Ton, Medien) und Techniker buchen

 

 

 

 

Gastro-Technik mieten (Kühlwagen, Kühlschränke,   Sitz-Garnituren,, Kaffemaschinen…)

 

 

 

 

Zelte, Überdachungen etc. mieten, ggf. Mobil-WCs

 

 

 

 

Sportgeräte (Aerotrimm) mieten

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bis   2 Monate vor der Veranstaltung

 

Wann genau?

 

Wer zuständig?

 

Bemerkungen

 

O.K.

 

Plakate, Faltblätter, Flyer drucken und an   Multiplikatoren verteilen

 

 

 

 

 

Versicherungen nach Bedarf abschließen

 

 

 

 

 

Pressemeldungen für Monatshefte fertigstellen und   versenden

 

 

 

 

 

Mit Gartenbauamt klären, wenn Schlaglöcher   beseitigt werden müssen

 

 

 

 

 

Mit Nachbarn informieren und ggf klären, was wie   genutzt werden darf.

 

 

 

 

 

Hotels buchen ggf. für die auftretenden   KünstlerInnen.

 

 

 

 

 

Fahrdiesnt für VIPs organisieren.

 

 

 

 

 

Die einzelnen Elektrogeräte der Stände und Bühnen   in einem Last-Verteilungsplan notieren und Anschlusswerte nicht   überschreiten.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bis   1 Monat vor der Veranstaltung

 

Wann genau?

 

Wer zuständig?

 

Bemerkungen

 

O.K.

 

Bei Bedarf Anmeldung bei GEMA (wielange, wieviel   Eintritt, welche Musik, wo, Fläche)

 

 

 

 

 

Bei Bedarf Anmeldung bei Künstlersozialkasse   (KSK). Wieviel Gage, wieviel Fahrtkosten?

 

 

 

 

 

Einladungen versenden, Plakate aufhängen,   Faltblätter und Flyer verteilen.

 

 

 

 

 

Ehrengäste einladen

 

 

 

 

 

Presse informieren, zur Nachberichterstattung   einladen

 

 

 

 

 

Pressemeldung / Info an Wochenhefte versenden

 

 

 

 

 

Nachtwache klären

 

 

 

 

 

Wer dokumentiert die Veranstaltung mit Fotos,   Film, Pressetext?

 

 

 

 

 

Catering der HelferInnen und Aktiven sowie   Backstage-Catering klären

 

 

 

 

 

Kassensystem, Bon-System klären und bereitstellen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bis   14 Tage vorher

 

Wann genau?

 

Wer zuständig?

 

Bemerkungen

 

O.K.

 

Weitere Einladungen versenden, Plakate aufhängen,   Faltblätter und Flyer verteilen.

 

 

 

 

 

Verbrauchsmaterialien bestellen, WC-Papier,   Handtuchpapier, Flüssigseifenspender, Absperrband, Gaffa-Tape,   Erste-Hilfe-Material

 

 

 

 

 

Beschilderung erstellen (laminiert), Filzstifte   und Plakatkarton bereithalten für Nachträge

 

 

 

 

 

Nachbarn informieren mit Schreiben (Lautstärke?   Ende? und Einladung/Getränkegutschein? Tel-Nr. Veranstaltungsleitung

 

 

 

 

 

Sicherheit checken im Gelände: Stolperfallen,   Beschilderung Rettungswege, Notbeleuchtung, Feuerlöscher…

 

 

 

 

 

Geländebeleuchtung checken und ggf. ergänzen (für   Notfälle und Nachtabbau)

 

 

 

 

 

Veranstaltungsbesprechung mit dem ORGA-Team,   genauer Ablaufplan (wer, was, wann, wo)

 

 

 

 

 

Lieferanten-Planung (wer, wieviel, was, wann, wo,   wann zurück)

 

 

 

 

 

Absperrungen ggf. bei Betroffenen vorankündigen

 

 

 

 

 

Pressemeldung / Info an Tageszeitungen versenden

 

 

 

 

 

Aktuelle Infos nochmal an Aktive / KünstlerInnen   geben

 

 

 

 

 

Wechselgeld bestellen

 

 

 

 

 

HeleferInnen einteilen, Handy-Liste erstellen und   verteilen, Notfallrufnummern dazu

 

 

 

 

 

Beim zuständigen Polizeirevier Veranstaltung   mitteilen und mit dem Revierleiter sprechen, sich als Veranstaltungsleiter   vorstellen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1   Tag vorher

 

 

Wann genau?

 

 

Wer zuständig?

 

 

Bemerkungen

 

 

O.K.

 

Absperrungen aufbauen

 

 

 

 

 

Geländeabnahme (Zustand vor dem Fest, ggf. per   Fotos die Nachbarbereiche)

 

 

 

 

 

Warenanlieferung

 

 

 

 

 

Werbebanner aufhängen

 

 

 

 

 

Aufbau Zelt, Bühne, Rigging, Licht, Ton, Medien,   Stromversorgung, Wasser, Abwasser

 

 

 

 

 

Letzte Einteilung der HelferInnen, Einweisung in   die Örtlichkeit

 

 

 

 

 

Standort der Veranstaltungs-Leitung festlegen.

 

 

 

 

 

Ordner mit allen wichtigen Unterlagen   zusammenstellen und griffbereit für die Veranstaltung lagern.

 

 

 

 

 

Handys laden

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Direkt   vor der Veranstaltung:

 

Wann genau?

 

Wer zuständig?

 

Bemerkungen

 

O.K.

 

Sicherheit im Gesamtgelände checken, Hygiene   checken,

 

 

 

 

 

MitarbeiterInnen begrüßen und einweisen,   Handy-Liste verteilen, Verantwortliche benennen, was tun bei Notfällen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Während   der Veranstaltung

 

Wann genau?

 

Wer zuständig?

 

Bemerkungen

 

O.K.

 

Durchführung/Ablauf beaufsichtigen,   Schwachstellen erkennen und gegensteuern           

 

 

 

 

 

Gesamtgelände im Auge behalten (Rundgänge), Gäste   betreuen, Notfälle regeln, möglichst lange selbst nicht mitarbeiten, um   Reservekapazität für Multi-Notfälle zu haben.

 

 

 

 

 

WCs immer wieder kontrollieren u. ggf. Papier   nachlegen etc.

 

 

 

 

 

Keine großen Geldmengen in den Kassen ansammeln,   immer wieder gegen Quittung abschöpfen und sicher lagern.

 

 

 

 

 

vermeidbaren Lärm unterbinden, die letzten   Darbietungen auf pünktlichen Schluss festlegen (Zugaben rechtzeitig   einplanen) für die Nachtruhe sorgen (notfalls selbst Mischpultregler nach   unten ziehen, am Ende alles so zusammenräumen, dass Einbruch/Diebstahl   optisch wenig reizvoll erscheint, Hemmschwellen aufbauen

 

 

 

 

 

Grobe Reinigung auch der Umgebung (Nachbarflächen   von Glasscherben u.a. reinigen)

 

 

 

 

 

Nachtwache einweisen und Rückübergabe klären.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Nach   der Veranstaltung:

 

Wann genau?

 

Wer zuständig?

 

Bemerkungen

 

O.K.

 

Abbau, Schlussreinigung

 

 

 

 

 

Schadensstellen ggf. sichern

 

 

 

 

 

Materialien zurückgeben

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Die   Tage danach:

Wann genau?

Wer zuständig?

Bemerkungen

O.K.

 

Finanzen abrechnen

 

 

 

 

 

Auswertungstreffen

 

 

 

 

 

Auswertung notieren fürs nächste Fest   (Verbesserungsmöglichkeiten)

 

 

 

 

 

Kleine Veranstaltung oder Dank für HelferInnen

 

 

 

 

 

Info an Multiplikatoren, Politik und Freunde, wie   gut es gelaufen ist

 

 

 

 

 

Info und Dank an Sponsoren und Förderer

 

 

 

 

 

Achtung: nicht wundern, nach so einer Anstrengung   bekom-men die Verantwortlichen einige Tage danach meist ein kleines Drepressions-Tief,   das ist normal.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Keine Garantie auf Vollständigkeit oder missverständliche Formulierungen.  Die Liste bleibt  geistiges Eigentum vom Verfasser Willi Schönauer und darf nicht allgemein veröffentlicht oder von Personen genutzt werden, die vom Verfasser nicht autorisiert wurden.

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