» Aufbau-Infos Jukis
Veranstaltungs-Checkliste Jugendkirchen-Event
(darf von Jugendkirchen kostenlos bei idealistischen Events verwendet werden)
am …….
Adresse:
Verantwortlicher Veranstalter (Organisation): z.B. Juki….
vertreten durch: …..
Verantwortlicher Veranstaltungsleiter: …..
bis 6 Monate vorher: |
Wann genau? |
Wer zuständig? |
Bemerkungen |
O.K. |
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Beschluß durch den Träger der Veranstaltung |
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Verantwortlichkeiten festlegen, Planungsteam einsetzen |
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Finanzierung sichern, groben Finanzplan aufstellen |
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Gelände/Räume/Technik reservieren |
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Termin mit Aktiven und NachbarInnen abstimmen, |
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Konkurenzveranstaltungen klären / ausschließen |
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Auftretende KünstlerInnen buchen / optionieren |
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MitarbeiterInnen informieren |
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Bis 3 Monate vor der Veranstaltung |
Wann genau? |
Wer zuständig? |
Bemerkungen |
O.K. |
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Veranstaltungsplan/Veranstaltungsablauf festlegen |
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Angebote von Speisen, Getränke und Waren festlegen |
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Genehmigungen einholen bei: |
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Liegenschaftsamt (wegen Flächen der Stadt) |
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Ordnungsamt (Gestattung beantragen, vorher klären: wie lange, wie laut, wieviele BesucherInnen, wieviele Verkaufs-stände mit was für Speisen und Waren, wieviele Toiletten, wo Feuerwehrzufahrten, wie ist Erste Hilfe organisiert, was ist open air und was drinnen?) |
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(Bauordnungs-) Amt klären bei Bedarf für Plakatierung (vorher Plakatierungsplan erstellen) |
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Rettungssanitäter buchen bei Bedarf |
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Helfer intern (Auf- und Abbau, Ordnungsdienst, etc.) mit Bereichs-Verantwortliche festlegen |
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Sponsoren klären, Logos zur Grfik, Gegenleistungen |
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Plakate, Faltblätter, Flyer etc.: Redaktion und Grafik |
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Ehrengäste, Grußwort-Redner, Eröffnungsgäste vorab einladen u. klären |
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Veranstaltungstechnik mieten (Bühne, Rigging, Licht, Ton, Medien) und Techniker buchen |
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Gastro-Technik mieten (Kühlwagen, Kühlschränke, Sitz-Garnituren,, Kaffemaschinen…) |
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Zelte, Überdachungen etc. mieten, ggf. Mobil-WCs |
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Sportgeräte (Aerotrimm) mieten |
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Bis 2 Monate vor der Veranstaltung |
Wann genau? |
Wer zuständig? |
Bemerkungen |
O.K. |
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Plakate, Faltblätter, Flyer drucken und an Multiplikatoren verteilen |
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Versicherungen nach Bedarf abschließen |
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Pressemeldungen für Monatshefte fertigstellen und versenden |
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Mit Gartenbauamt klären, wenn Schlaglöcher beseitigt werden müssen |
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Mit Nachbarn informieren und ggf klären, was wie genutzt werden darf. |
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Hotels buchen ggf. für die auftretenden KünstlerInnen. |
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Fahrdiesnt für VIPs organisieren. |
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Die einzelnen Elektrogeräte der Stände und Bühnen in einem Last-Verteilungsplan notieren und Anschlusswerte nicht überschreiten. |
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Bis 1 Monat vor der Veranstaltung |
Wann genau? |
Wer zuständig? |
Bemerkungen |
O.K. |
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Bei Bedarf Anmeldung bei GEMA (wielange, wieviel Eintritt, welche Musik, wo, Fläche) |
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Bei Bedarf Anmeldung bei Künstlersozialkasse (KSK). Wieviel Gage, wieviel Fahrtkosten? |
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Einladungen versenden, Plakate aufhängen, Faltblätter und Flyer verteilen. |
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Ehrengäste einladen |
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Presse informieren, zur Nachberichterstattung einladen |
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Pressemeldung / Info an Wochenhefte versenden |
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Nachtwache klären |
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Wer dokumentiert die Veranstaltung mit Fotos, Film, Pressetext? |
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Catering der HelferInnen und Aktiven sowie Backstage-Catering klären |
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Kassensystem, Bon-System klären und bereitstellen |
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Bis 14 Tage vorher |
Wann genau? |
Wer zuständig? |
Bemerkungen |
O.K. |
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Weitere Einladungen versenden, Plakate aufhängen, Faltblätter und Flyer verteilen. |
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Verbrauchsmaterialien bestellen, WC-Papier, Handtuchpapier, Flüssigseifenspender, Absperrband, Gaffa-Tape, Erste-Hilfe-Material |
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Beschilderung erstellen (laminiert), Filzstifte und Plakatkarton bereithalten für Nachträge |
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Nachbarn informieren mit Schreiben (Lautstärke? Ende? und Einladung/Getränkegutschein? Tel-Nr. Veranstaltungsleitung |
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Sicherheit checken im Gelände: Stolperfallen, Beschilderung Rettungswege, Notbeleuchtung, Feuerlöscher… |
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Geländebeleuchtung checken und ggf. ergänzen (für Notfälle und Nachtabbau) |
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Veranstaltungsbesprechung mit dem ORGA-Team, genauer Ablaufplan (wer, was, wann, wo) |
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Lieferanten-Planung (wer, wieviel, was, wann, wo, wann zurück) |
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Absperrungen ggf. bei Betroffenen vorankündigen |
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Pressemeldung / Info an Tageszeitungen versenden |
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Aktuelle Infos nochmal an Aktive / KünstlerInnen geben |
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Wechselgeld bestellen |
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HeleferInnen einteilen, Handy-Liste erstellen und verteilen, Notfallrufnummern dazu |
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Beim zuständigen Polizeirevier Veranstaltung mitteilen und mit dem Revierleiter sprechen, sich als Veranstaltungsleiter vorstellen. |
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1 Tag vorher |
Wann genau? |
Wer zuständig? |
Bemerkungen |
O.K. |
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Absperrungen aufbauen |
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Geländeabnahme (Zustand vor dem Fest, ggf. per Fotos die Nachbarbereiche) |
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Warenanlieferung |
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Werbebanner aufhängen |
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Aufbau Zelt, Bühne, Rigging, Licht, Ton, Medien, Stromversorgung, Wasser, Abwasser |
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Letzte Einteilung der HelferInnen, Einweisung in die Örtlichkeit |
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Standort der Veranstaltungs-Leitung festlegen. |
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Ordner mit allen wichtigen Unterlagen zusammenstellen und griffbereit für die Veranstaltung lagern. |
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Handys laden |
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Direkt vor der Veranstaltung: |
Wann genau? |
Wer zuständig? |
Bemerkungen |
O.K. |
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Sicherheit im Gesamtgelände checken, Hygiene checken, |
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MitarbeiterInnen begrüßen und einweisen, Handy-Liste verteilen, Verantwortliche benennen, was tun bei Notfällen |
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Während der Veranstaltung |
Wann genau? |
Wer zuständig? |
Bemerkungen |
O.K. |
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Durchführung/Ablauf beaufsichtigen, Schwachstellen erkennen und gegensteuern |
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Gesamtgelände im Auge behalten (Rundgänge), Gäste betreuen, Notfälle regeln, möglichst lange selbst nicht mitarbeiten, um Reservekapazität für Multi-Notfälle zu haben. |
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WCs immer wieder kontrollieren u. ggf. Papier nachlegen etc. |
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Keine großen Geldmengen in den Kassen ansammeln, immer wieder gegen Quittung abschöpfen und sicher lagern. |
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vermeidbaren Lärm unterbinden, die letzten Darbietungen auf pünktlichen Schluss festlegen (Zugaben rechtzeitig einplanen) für die Nachtruhe sorgen (notfalls selbst Mischpultregler nach unten ziehen, am Ende alles so zusammenräumen, dass Einbruch/Diebstahl optisch wenig reizvoll erscheint, Hemmschwellen aufbauen |
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Grobe Reinigung auch der Umgebung (Nachbarflächen von Glasscherben u.a. reinigen) |
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Nachtwache einweisen und Rückübergabe klären. |
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Nach der Veranstaltung: |
Wann genau? |
Wer zuständig? |
Bemerkungen |
O.K. |
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Abbau, Schlussreinigung |
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Schadensstellen ggf. sichern |
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Materialien zurückgeben |
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Die Tage danach: |
Wann genau? |
Wer zuständig? |
Bemerkungen |
O.K. |
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Finanzen abrechnen |
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Auswertungstreffen |
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Auswertung notieren fürs nächste Fest (Verbesserungsmöglichkeiten) |
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Kleine Veranstaltung oder Dank für HelferInnen |
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Info an Multiplikatoren, Politik und Freunde, wie gut es gelaufen ist |
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Info und Dank an Sponsoren und Förderer |
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Achtung: nicht wundern, nach so einer Anstrengung bekom-men die Verantwortlichen einige Tage danach meist ein kleines Drepressions-Tief, das ist normal. |
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